如何做好醫(yī)療設(shè)備檔案的建立與管理

　　醫(yī)院的健康良好發(fā)展，離不開醫(yī)院對各種檔案的規(guī)范建立與管理。近年來，隨著社會科技的發(fā)展迅速，先進(jìn)的醫(yī)療設(shè)備逐漸成為醫(yī)院發(fā)展不可或缺的重要部分，越來越多的醫(yī)院加大對設(shè)備資金的投入，無論在種類還是數(shù)量上，都迅猛增加。如何做好醫(yī)院設(shè)備管理，延長設(shè)備的使用壽命，提高醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益？醫(yī)院設(shè)備檔案的建立與管理也愈發(fā)顯得重要和被重視。為了充分發(fā)揮設(shè)備價(jià)值，如何去加強(qiáng)設(shè)備檔案的建立與管理是每個(gè)醫(yī)院都應(yīng)該考慮的。
　　而于2016年2月1日起開始施行的由國家食品藥品監(jiān)管總局發(fā)布的《醫(yī)療器械使用質(zhì)量監(jiān)督管理辦法》文件中也提到醫(yī)療設(shè)備要實(shí)施“全過程”監(jiān)管，要重視和解決醫(yī)療設(shè)備的購進(jìn)、驗(yàn)收、使用記錄不全、不規(guī)范，尤其是植入類醫(yī)療器械和體外診斷試劑的使用記錄，可追溯性較差的問題。無疑意味著做好設(shè)備檔案的建立與管理將變得越來越重要。
　　一、醫(yī)療設(shè)備檔案的基本內(nèi)容

　　何為醫(yī)療設(shè)備檔案?簡單地說，設(shè)備檔案就是醫(yī)院在購置和運(yùn)行設(shè)備這兩個(gè)過程中形成的以紙質(zhì)為載體的文字材料。
　　在購置過程中，主要有設(shè)備申請單、可行性論證報(bào)告表、有關(guān)調(diào)查材料、審批文件、招標(biāo)書、合同協(xié)議、到貨通知、提貨單、發(fā)票復(fù)印件及安裝驗(yàn)收報(bào)告等。
　　在設(shè)備運(yùn)行過程則有使用操作章程、維修管理辦法和制度、故障維修記錄、性能動態(tài)記錄、設(shè)備拆除報(bào)廢申請及處理情況、經(jīng)濟(jì)效益分析等等。
　　從上面我們看出，設(shè)備檔案的形成過程其時(shí)間周期長，涉及環(huán)節(jié)跟人員多而雜，設(shè)備檔案的管理確確實(shí)實(shí)是一項(xiàng)既耗時(shí)又耗力且工作量相當(dāng)大的工作。
　　二、建立醫(yī)療設(shè)備檔案的意義

　　醫(yī)療設(shè)備作為醫(yī)院實(shí)施醫(yī)療服務(wù)的物質(zhì)基礎(chǔ)，其好壞關(guān)聯(lián)到患者的安全、醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)和聲譽(yù)。對每一樣設(shè)備的背景都有明朗詳細(xì)的記錄，能為以后醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益的分析、設(shè)備的采購計(jì)劃等提供翔實(shí)的憑證。
　　此外，對于設(shè)備在使用過程中遇到的問題，可以充分利用檔案中建立的保修期和合同這些證據(jù)來處理，避免不必要的支出。比如，某醫(yī)院新購置一臺飛利浦的CT，保修期是三年，今年3月，因?yàn)樵O(shè)備故障告知廠家進(jìn)行維修，銷售公司說是保修期就是兩年，現(xiàn)在維修要收取費(fèi)用。面對數(shù)萬元的維修費(fèi)，設(shè)備管理人員連忙去查閱設(shè)備檔案，證實(shí)保修期就是三年，于是跟廠家談判協(xié)商，為醫(yī)院省下了一筆不必要的開支。
　　保養(yǎng)和維修方面，通過查看檔案材料，根據(jù)里面廠商資料、維修記錄等主動、及時(shí)、準(zhǔn)確地采取預(yù)防性保養(yǎng)維修，從而縮短停機(jī)時(shí)間，提高設(shè)備使用次數(shù)，減少修理費(fèi)用，創(chuàng)造更多收益。
　　三、如何做好醫(yī)療設(shè)備檔案的建立與管理
　　醫(yī)療設(shè)備檔案所具備的特點(diǎn)及其對醫(yī)院管理的作用，讓很多醫(yī)院高度重視醫(yī)院后勤設(shè)備科的管理，使之其制度化、科學(xué)化并規(guī)范化。
　　那么如何做好醫(yī)療設(shè)備檔案的建立與管理，讓設(shè)備科管理走向科學(xué)規(guī)范化?對于這塊，相信很多醫(yī)院會在人員方面開始，加強(qiáng)設(shè)備管理員工的管理意識和素質(zhì)，保證設(shè)備檔案的收集、整理、移交和保存等工作的完成;接著就是操作實(shí)施方面，嚴(yán)格規(guī)定管理規(guī)章制度，主要是針對設(shè)備申購過程中形成的管理性文件和設(shè)備運(yùn)行過程中積累的文件的管理。
　　但問題是，面對醫(yī)療設(shè)備的龐大數(shù)量，而且與日俱增的趨勢，單單依靠人工的力量去加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備檔案的建立，去管理大量設(shè)備，顯然是不科學(xué)的。很簡單的一個(gè)例子，比如一家醫(yī)院要購置一批CT，科室進(jìn)行申購時(shí)，為了設(shè)備的購買有保障有依據(jù)，就要通過各領(lǐng)導(dǎo)的層層審批簽字，人工送抵的時(shí)間甚至領(lǐng)導(dǎo)不在要延時(shí)的各種耽擱時(shí)間，讓流程更加漫長，造成人力、時(shí)間的大大損耗。
　　所以，引用自定義報(bào)表，自定義審批流程，1分鐘快速生成報(bào)表才是醫(yī)院設(shè)備檔案建立的科學(xué)高效途徑，這也就是醫(yī)院設(shè)備科實(shí)現(xiàn)信息化管理。
　　在網(wǎng)絡(luò)高速發(fā)展的今天，醫(yī)院只要建立設(shè)備科信息化管理平臺，就能通過賬號登入，在后臺就有設(shè)備申購管理、資產(chǎn)管理、維修保養(yǎng)管理、耗材管理以及證照管理等環(huán)節(jié)的自定義報(bào)表，可以進(jìn)行記錄、查閱、保存和打印等操作。
　　下面是山東一家三級甲等醫(yī)院通過搭建天方達(dá)的保力設(shè)備科管理平臺來進(jìn)行設(shè)備檔案的管理，如圖：展示的是其維修管理環(huán)節(jié)的界面以及維修故障統(tǒng)計(jì)報(bào)表。